Beberapa pemilik bisnis berpikir tentang pencurian internal saat memulai perusahaan. Namun, pencurian karyawan bertanggung jawab atas lebih dari sepertiga kebangkrutan bisnis, lapor Service Management Group. Perilaku ini sering kali diakibatkan oleh tekanan pribadi atau profesional dan tidak ada hubungannya dengan kepuasan kerja. Salah satu cara untuk melindungi bisnis Anda adalah dengan mengetahui tanda-tanda peringatan pencurian oleh karyawan dan memahami bagaimana hal itu terjadi.
Tip
Lima cara paling umum terjadinya pencurian karyawan adalah pencurian kecil-kecilan, pencurian data, pencurian uang tunai, penipuan skimming, dan pencairan dana yang curang.
Seberapa Umum Pencurian Internal?
Menurut Survei Keamanan Ritel Nasional 2019 yang diterbitkan oleh Federasi Ritel Nasional, pengecer dengan 500 lokasi atau lebih sedikit mengalami kerugian dolar rata-rata $ 1.377 per karyawan yang tidak jujur pada tahun 2018. Jumlah ini sedikit lebih tinggi daripada pengecer yang memiliki lebih dari 500 lokasi. Pencurian internal terjadi di sebagian besar industri - tidak hanya di ritel - dan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, dari pencurian tunai hingga skimming.
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) menyatakan bahwa penyalahgunaan aset menyumbang hampir 90 persen dari penipuan pekerjaan, menyebabkan kerugian finansial rata-rata sebesar $ 114.000 . Sekitar 85 persen penipu menunjukkan setidaknya satu bendera merah. Namun, tanda-tandanya tidak kentara, mengingat sebagian besar skema penipuan terjadi selama 16 bulan atau lebih.
Fakta Pencurian Karyawan
Skema perusakan cek, skema penggantian biaya dan skema penggajian semuanya umum di tempat kerja modern. Lebih dari setengah karyawan yang tidak jujur membuat dokumen fisik palsu untuk menutupi jejak mereka, kata ACFE. Yang lain mengubah dokumen fisik atau digital, membuat entri jurnal palsu, atau memasak buku.
Society for Human Resource Management mencatat bahwa sekitar 40 persen karyawan yang mencuri dari rekan kerja atau atasan mereka mengalami masalah terkait SDM, seperti evaluasi kinerja yang buruk. Mereka yang memiliki hutang atau hidup di luar kemampuan mereka lebih cenderung melakukan penipuan. Pemilik usaha kecil lebih rentan terhadap pencurian internal daripada perusahaan besar dan mungkin tidak dapat menutupi kerugiannya.
Mengetahui fakta pencurian karyawan ini memudahkan Anda melindungi bisnis kecil Anda. Pencurian internal bisa sulit dideteksi, tetapi ada tanda peringatan yang harus Anda perhatikan. Perbedaan penggajian, inventaris yang hilang, atau penurunan keuntungan yang tiba-tiba akan menimbulkan tanda bahaya. Secara umum, karyawan dapat menggunakan satu atau beberapa metode berikut untuk mencuri dari perusahaan Anda: pencurian kecil-kecilan, pencurian data, pencurian tunai, penipuan skimming, dan pencairan dana yang curang
Jangan Abaikan Pencurian Kecil
Banyak pekerja secara keliru percaya bahwa keluar dari kantor dengan membawa beberapa pena, buku catatan, atau perlengkapan pencetakan tidak dihitung sebagai pencurian. Pencurian, atau pencurian kecil-kecilan, dapat merugikan bisnis kecil dan menyebabkan penyusutan inventaris dalam jangka panjang. Misalnya, seorang sopir truk yang mencuri kotak atau peti dari setiap pengiriman dapat menyebabkan perusahaan kehilangan pendapatan dan penundaan ribuan dolar.
Pencurian kecil-kecilan seringkali sulit dideteksi. Lagi pula, siapa yang punya waktu untuk menghitung setiap kotak, pena, atau stapler di kantor? Bahkan lebih sulit untuk dikenali jika menyangkut bahan konstruksi dan barang curah. Meskipun tidak mungkin untuk menghilangkan perilaku ini, ada beberapa cara untuk mengurangi risiko pencurian di tempat kerja.
Memiliki kebijakan anti-pencurian yang jelas yang mendefinisikan pencurian di tempat kerja dan menguraikan konsekuensinya adalah titik awal yang baik. Pastikan karyawan Anda mengetahui perilaku seperti apa yang dapat diterima dan apa yang tidak. Buat daftar beberapa contoh pencurian dan putuskan tindakan hukuman. Terapkan prosedur pelaporan rahasia dan nyatakan dengan jelas bahwa semua pelanggaran akan diselidiki.
Mencegah dan Mendeteksi Pencurian Data
Pencurian data sering kali dikaitkan dengan peretas dan perangkat lunak mutakhir yang dapat memecahkan sandi dalam sekejap. Namun, tidak selalu demikian. Menurut Laporan Risiko Data Global 2019 Varonis, sekitar 50 persen perusahaan yang disurvei memiliki lebih dari 1.000 file sensitif dan 22 persen dari semua folder yang tersedia untuk setiap karyawan.
Pencurian data orang dalam dapat merusak citra perusahaan dan mengakibatkan denda atau tuntutan hukum yang besar. Ini juga dapat menghambat upaya pemasaran, yang mengakibatkan hilangnya pendapatan. Seseorang di tim Anda mungkin menjual rahasia dagang, nomor kartu kredit, atau daftar kontak ke pihak ketiga sekarang. Biaya rata-rata serangan orang dalam lebih dari setengah juta dolar, lapor Ponemon Institute.
Salah satu cara untuk mengurangi risiko ini adalah dengan menyediakan akses ke data sensitif hanya untuk mereka yang membutuhkannya. Simpan informasi perusahaan di cloud dan amankan dengan kata sandi yang kuat. Saat Anda memberhentikan karyawan, nonaktifkan akses mereka ke alat web jarak jauh, pesan suara, aplikasi bisnis, dan saluran komunikasi internal. Sertakan langkah-langkah ini dalam kontrak kerja atau minta anggota staf Anda untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan sebelum mulai bekerja.
Waspadalah terhadap Larceny Uang Tunai
Jenis pencurian internal umum lainnya adalah pencurian tunai, yang melibatkan pencurian uang yang telah dicatat dalam pembukuan perusahaan. Seperti skema penipuan lainnya, ini dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti mengubah rekening kas, mencuri uang dari mesin kasir, atau mengubah pita kasir. Penipu juga dapat menulis cek pribadi untuk menutupi saldo.
Pencurian uang tunai lebih mudah dideteksi daripada jenis pencurian internal lainnya. Asosiasi Akuntan Pemerintah merekomendasikan pemilik bisnis untuk berhati-hati terhadap kekurangan uang tunai yang konsisten di tangan, barang hilang karena pencurian, dan fluktuasi besar dalam saldo rekening bank perusahaan.
Bergantung pada situasinya, Anda mungkin dapat mencegah pencurian dengan memasang sistem pengawasan, memisahkan tugas staf, atau menjadwalkan pengambilan uang tunai secara teratur. Melakukan penghitungan uang tunai mendadak juga dapat membantu. Selain itu, Anda dapat menerapkan sistem yang mengharuskan karyawan mendapatkan izin dari manajemen sebelum membatalkan transaksi apa pun.
Waspadai Penipuan Skimming
Penipuan cash skimming tidak terdeteksi selama sekitar 18 bulan, menurut ACFE. Mereka menyumbang sekitar 20 persen dari semua kasus penipuan yang memengaruhi perusahaan kecil dan 8 persen kasus terjadi di organisasi besar. Tidak seperti pencurian tunai, jenis penipuan ini melibatkan pencurian uang sebelum dicatat dalam pembukuan perusahaan. Terkadang, ini melibatkan pencurian cek.
Misalnya Anda mempekerjakan karyawan baru untuk restoran pizza Anda. Beberapa minggu kemudian, Anda melihat bahwa pendapatan Anda turun hingga setengahnya. Setelah memasang kamera tersembunyi, Anda menyadari bahwa karyawan baru Anda tidak memberikan kwitansi kepada pelanggan yang membayar tunai. Uang itu masuk ke sakunya alih-alih kasir. Karena penjualan tersebut tidak dicatat, penipuan sulit dideteksi.
Satu-satunya cara untuk mencegah jenis kejahatan ini adalah dengan hanya menerima pembayaran kartu kredit, tetapi itu tidak selalu memungkinkan. Untuk tetap aman, periksa entri yang tidak teratur ke rekening kas perusahaan, penghapusan inventaris yang hilang atau dicuri, dan fluktuasi yang konsisten dalam saldo rekening bank Anda. Ambil tindakan proaktif dan periksa kembali catatan Anda jika Anda melihat sesuatu yang mencurigakan.
Identifikasi dan Cegah Penipuan Pembayaran
Penipuan pembayaran adalah salah satu jenis penyalahgunaan aset yang paling umum dan dapat mencakup skema penagihan atau penggajian, skema penggantian biaya, gangguan cek, dan banyak lagi. Misalnya, seseorang di tim Anda dapat membayar lebih kepada vendor atau mengirim uang ke pemasok yang salah dengan sengaja. Ketika pemasok mengembalikan kelebihan jumlah, karyawan Anda menyimpan uang itu untuk penggunaan pribadi.
Karyawan juga dapat mengatur vendor palsu dalam sistem hutang perusahaan dan melakukan pembayaran kepada diri mereka sendiri atau teman mereka. Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda dapat mengurangi risiko penipuan pencairan dengan memeriksa pembukuan perusahaan, catatan akuntansi, dan cek yang dibatalkan dengan cermat. Tetapkan fungsi penggajian ke beberapa karyawan dan pertahankan daftar vendor yang disetujui.
Jika memungkinkan, hindari atau larang perekrutan kerabat di organisasi Anda. Lakukan penghitungan kas rutin dan rekonsiliasi rekening bank perusahaan setiap bulan. Forbes menyarankan untuk meninjau laporan keuangan Anda setiap bulan dan meminta akuntan untuk menilai penipuan di perusahaan Anda. Selidiki semua ketidaksesuaian secara menyeluruh, tidak peduli seberapa kecil atau tidak signifikannya perbedaan itu.