Arus kas adalah bagian penting dari bisnis kecil, tetapi mengatakan bahwa menyetorkan cek tidaklah merepotkan. Perbankan seluler hanya berlaku sejauh ini, dan untuk perusahaan yang mengalami bootstrap, waktunya singkat. Kapan sebenarnya Anda akan berkeliling mengunjungi bank, terutama ketika beberapa bank hanya buka pada jam kerja tradisional? Di situlah lockbox banking masuk.
Sistem lockbox dapat merampingkan proses piutang. Sementara undian utamanya adalah penyetoran cek dan pemrosesan pembayaran yang lebih cepat, ada banyak keuntungan dari sistem lockbox - dan beberapa kelemahan juga. Apakah kotak kunci bank adalah langkah yang tepat untuk bisnis kecil Anda? Ini sangat tergantung pada jenis dan volume pembayaran yang diterima.
Apa itu Lockbox Banking?
Perbankan Lockbox ditawarkan oleh bank untuk membantu menerima pembayaran pelanggan. Alih-alih mengirim pembayaran ke perusahaan, pembayaran lockbox dikirim ke kotak pos khusus, tempat pembayaran tersebut dikumpulkan dan disimpan langsung oleh bank. Setelah bank memproses pembayaran ini, mereka menyetorkan dana ke rekening bank perusahaan, dan mengirimkan catatan keuangan ke piutang. Singkatnya: Ini dimaksudkan untuk merampingkan pengumpulan dan proses pemrosesan pembayaran dengan memotong perantara.
Menurut bank BBVA, ada dua macam sistem lox box:
- Kotak kunci ritel: ini biasanya digunakan oleh bisnis yang memiliki cek bernilai rendah yang biasanya dikirim langsung dari konsumen dengan kupon pengiriman uang yang telah dicetak sebelumnya.
- Kotak kunci grosir: Biasanya digunakan oleh perusahaan B2B yang menangani pembayaran bernilai tinggi.
Kecuali Anda berada di daerah pedesaan, layanan ini harus tersedia secara luas, dan bank bahkan memiliki beberapa lokasi kotak kunci. Jika bisnis Anda tidak termasuk dalam dua kategori yang tercantum di atas, banyak bank masih akan menawarkan solusi khusus yang dapat memenuhi kebutuhan Anda. Selalu bermanfaat untuk menanyakan dan melihat apa yang bank Anda tawarkan kepada perusahaan seperti milik Anda.
Pro: Sistem Lockbox Mengurangi Kesalahan Akuntansi
Diaudit adalah mimpi buruk bisnis kecil karena tidak peduli seberapa ketat catatan Anda, selalu ada ruang untuk kesalahan. Pembayaran Lockbox secara signifikan mengurangi kemungkinan ini dengan menyederhanakan pemrosesan pembayaran. Ini bekerja seperti ini:
Setiap hari, bank mengambil semua setoran PO Box ke pusat pemrosesannya. Di sana, itu disimpan ke rekening bank bisnis. Mereka juga memindai dokumen pengiriman uang bisnis sehingga informasi pembayaran disimpan dengan aman, kemudian mereka mengirimkan pembaruan keseluruhan langsung ke piutang. Semua catatan ini dicadangkan, disimpan dengan aman, dan tersedia untuk akses mudah jika Anda perlu merujuknya nanti (atau, jika Anda diaudit dan entah bagaimana salinannya hilang).
Selalu bijaksana untuk membuat cadangan catatan keuangan Anda, tetapi salah satu keuntungan utama dari sistem lockbox adalah bank akan melakukannya untuk Anda. Ini bebas stres, dan juga mengurangi kemungkinan kesalahan piutang pada buku besar Anda karena bank menangani semua simpanan. Anda tidak bergantung pada seseorang yang duduk di kantor yang mencocokkan setiap pembayaran dengan fakturnya dan memasukkan semuanya ke dalam sistem akuntansi Anda secara manual.
Kontra: Biaya Layanan Lockbox
Layanan Lockbox berpotensi menghemat uang bisnis untuk biaya administrasi dan akuntansi in-house, tetapi itu sangat tergantung pada berapa banyak waktu yang biasanya dihabiskan bisnis Anda untuk tugas piutang. Bagi banyak bisnis kecil, biaya layanan lockbox sebenarnya mahal, terutama jika Anda bukan perusahaan yang sangat bergantung pada pembayaran melalui surat.
Menurut Paychex, salah satu kelemahan terbesar dari sistem lockbox adalah biayanya yang selangit. Lockbox bank datang dengan biaya bulanan dan biaya tambahan per setoran cek, pencitraan cek, dan penanganan barang-barang yang tidak biasa (pikirkan: jika pelanggan Anda mengirimi Anda surat bersama dengan cek). Jika sebuah bisnis menerima sebagian besar pembayarannya melalui uang tunai, kartu kredit, atau sarana digital lainnya, kotak kunci bank mungkin lebih mahal daripada nilainya.
Pro: Sistem Lockbox Memungkinkan Akses Lebih Cepat ke Pembayaran
Salah satu keuntungan utama sistem lockbox adalah kecepatan. Ini mempercepat pemrosesan pembayaran di setiap kesempatan. Menurut Dean Cusumano, seorang senior account executive di Agilis System yang mengkhususkan diri pada peningkatan efisiensi bisnis, bank memiliki kode pos khusus yang mereka gunakan untuk pembayaran lockbox untuk mempercepat pengirimannya melalui sistem pos. Bank juga memiliki kemampuan untuk memproses pembayaran ini di luar jam bank tradisional, yang berarti Anda tidak terikat pada batasan tradisional perbankan ritel.
Selain itu, bank memeriksa kotak penguncian mereka untuk pembayaran beberapa kali sehari, yang berarti bahwa cek biasanya disimpan ke dalam rekening bank bisnis pada hari yang sama ketika mereka diterima. Ini sangat penting untuk bisnis yang mungkin tidak memiliki banyak uang tunai atau beroperasi dengan margin tipis yang sangat bergantung pada pembayaran individu setiap pelanggan.
Con: Layanan Lockbox Memerlukan Pelatihan
Jika bisnis Anda cukup kecil sehingga Anda melakukan piutang sendiri daripada menyewa seorang profesional, akan ada kurva pembelajaran. Hal yang sama berlaku untuk layanan lockbox. Mereka akan membutuhkan beberapa pelatihan. Anda harus mempelajari cara menggunakan sistem online bank untuk mengunduh laporan dalam format yang sesuai dengan sistem akuntansi online Anda.
Secara keseluruhan, lockbox membutuhkan sedikit waktu untuk terbiasa, tetapi umumnya, mereka akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang jika Anda mendedikasikan beberapa jam di muka.
Pro: Sistem Lockbox Sangat Aman
Lockbox bank adalah pilihan yang bagus untuk meningkatkan keamanan di sekitar pembayaran. Umumnya, bisnis kecil bukanlah yang paling aman - terutama jika cek dikirim ke kotak surat etalase dan disimpan di kantor sampai disimpan di bank. Sebenarnya, PO box jauh lebih aman daripada rata-rata kotak surat tepi jalan Anda, dan Anda tidak perlu khawatir tentang cek hilang dari kantor Anda (bahkan jika mereka tidak sengaja salah tempat) ketika bank menangani semuanya.
Con: Layanan Mungkin Memiliki Masalah Di Daerah Pedesaan
Kotak kunci bank adalah pilihan yang bagus dan efisien jika Anda bekerja dengan bank yang memiliki banyak cabang di seluruh negeri. Dengan cara ini, mereka dapat mengatur beberapa kotak kunci di dekat setiap cabang untuk menangani pembayaran dari pelanggan lokal daripada membuang-buang waktu mengirim pembayaran ke hub pusat. Ini jauh lebih tidak efisien jika Anda menjalankan bisnis pedesaan yang bekerja dengan bank lokal.
Sistem kotak kunci di daerah pedesaan seringkali tidak memiliki efisiensi yang sama dengan yang ada di daerah metropolitan atau pinggiran kota karena terkadang tidak memiliki jenis otomatisasi yang sama. Pembayaran mungkin dimasukkan secara manual, yang membuat prosesnya mengalami jenis kesalahan yang sama seperti yang Anda alami jika Anda membuat piutang sendiri. Sering kali, ini berarti saldo cek yang salah dimasukkan ke dalam rekening perusahaan, yang niscaya akan mengejutkan pelanggan.
Kesimpulan: Lakukan Uji Tuntas Anda
Tidak semua layanan lockbox sama. Beberapa mungkin lebih mahal daripada yang lain, tetapi jika Anda secara teratur bekerja dengan bank atau cabang tertentu, mereka mungkin dapat memberi Anda kesepakatan. Tidak ada dua bank yang memiliki biaya yang sama atau layanan yang sama, dan prosesnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda, jadi penting untuk melihat-lihat dan berbicara dengan profesional perbankan sebelum Anda memutuskan apakah bank lockbox tepat untuk bisnis Anda.