Kemungkinannya adalah, jika Anda menulis surat bisnis, Anda memiliki sesuatu yang penting untuk dikatakan, dan Anda ingin memastikan Anda mengkomunikasikannya secara efektif. Format surat bisnis memainkan peran penting dalam komunikasi itu - ini menunjukkan kepada siapa Anda menulis bahwa Anda profesional dan kredibel. Demikian pula, mengakhiri surat bisnis secara profesional dapat membantu Anda membangun profesionalisme dan kredibilitas itu. Karena akhir dari surat adalah bagian terakhir yang akan dibaca penerima, itulah yang paling segar dalam ingatannya. Meskipun Anda memiliki sapaan dan bentuk tubuh yang sangat profesional, akhiran yang tidak profesional dapat memberikan kesan negatif.
Paragraf Akhir
Dalam beberapa jenis surat bisnis, seperti surat pengantar, ada format khusus yang harus diikuti untuk surat penutup. Namun, sebagai prinsip umum, gunakan paragraf terakhir dari surat Anda untuk mengakhiri bisnis Anda, termasuk bagaimana Anda ingin dihubungi atau barang apa yang perlu Anda terima melalui pos. Juga sertakan akhir yang sopan di mana Anda berterima kasih kepada penerima atas waktunya, berharap dia sukses dengan usaha kerasnya atau menyatakan bahwa Anda akan sangat senang untuk membicarakan lebih banyak tentang masalah ini melalui telepon.
Penutupan
Penutup surat Anda adalah kata atau frasa yang Anda ketikkan setelah badan surat; penutup selalu diikuti dengan koma. Bergantung pada jenis bisnis yang dirujuk surat tersebut atau hubungan Anda dengan penerima, Anda dapat memilih dari berbagai sapaan profesional. "Hormat kami" dan "Salam" adalah dua pilihan yang hampir selalu aman. "Terima kasih," dengan hanya kata pertama yang menggunakan huruf kapital, adalah pilihan yang baik jika Anda meminta sesuatu dalam surat, seperti rapat atau dokumen. Namun, juga dapat diterima untuk mengakhiri surat nonrequest dengan "Terima kasih"; itu adalah cara berterima kasih kepada penerima atas waktunya.
Tanda tangan
Setelah penutupan Anda, lewati tiga baris kosong sebelum tanda tangan Anda. Menandatangani komunikasi bisnis Anda dengan tangan menunjukkan kepada penerima bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk membuat surat itu profesional. Ini juga menunjukkan bahwa Anda telah meninjau surat-surat itu, karena banyak surat bisnis disiapkan oleh seorang sekretaris. Namun, Anda mungkin tidak dapat menandatangani surat Anda dalam semua kasus. Misalnya, banyak departemen sumber daya manusia perusahaan sekarang mengharuskan surat pengantar dikirimkan melalui sistem elektronik. Dalam kasus ini, jangan biarkan tiga baris kosong; ketikkan saja namamu.
Elemen Akhir
Setelah tanda tangan Anda muncul nama yang Anda ketik, diikuti dengan judul Anda di baris berikutnya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin memberikan alamat, alamat email, atau nomor telepon Anda setelah gelar Anda pada penutupan surat Anda. Lakukan ini terutama dalam surat bisnis yang sangat formal yang ditujukan kepada seseorang yang tidak Anda kenal. Dengan cara ini, jika orang tersebut kehilangan amplopnya, dia masih bisa membalas surat Anda. Terakhir, setelah informasi arah, lewati satu baris dan tunjukkan apakah ada penutup. Juga selalu mengacu pada lampiran di badan artikel. Namun, di akhir surat, tulis "Lampiran:" (perhatikan titik dua) dan jelaskan secara singkat apa enklosur itu - misalnya, "Lanjutkan".