Jaminan kualitas, atau pengendalian kualitas, mengevaluasi dan memodifikasi prosedur organisasi untuk memastikan prosedur tersebut memberikan hasil yang diinginkan. Rencana jaminan kualitas harus mencakup struktur organisasi, detail tentang tanggung jawab setiap karyawan, dan kualifikasi yang dibutuhkan karyawan untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.
Rencana QA juga menentukan persyaratan untuk pemasok, dan material yang mereka kirimkan. Ini menentukan pengujian produk yang memadai, dan memberikan umpan balik hasil pengujian dan keluhan pelanggan untuk memecahkan masalah dan mendorong perbaikan di seluruh organisasi. Bisnis kecil menggunakan jaminan kualitas untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Bagan Organisasi ada di Inti
Bagan organisasi dengan uraian tugas terperinci merupakan persyaratan dasar jaminan kualitas. Untuk memasukkan satu dalam rencana jaminan kualitas Anda, tulis uraian pekerjaan yang mencakup kualifikasi dan pelatihan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditentukan. Rencana tersebut harus mencakup persyaratan untuk dokumentasi tentang pelatihan dan kualifikasi aktual dari orang yang memegang posisi tersebut. Posisi orang yang bertanggung jawab atas jaminan kualitas harus mencakup pelatihan yang diperlukan, dokumentasi bahwa pemegang posisi tersebut memiliki pelatihan dan jalur pelaporan langsung ke manajemen atas.
Verifikasi Pekerjaan: Siapa Melakukan Apa
Rencana jaminan kualitas Anda tidak hanya harus merinci siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas tertentu, tetapi juga harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memeriksa pekerjaan. Dalam usaha kecil, orang yang melakukan pekerjaan diperbolehkan untuk juga memeriksanya, tetapi ia harus melakukan verifikasi sebagai tugas terpisah, sesuai dengan prosedur terpisah. Di organisasi yang lebih besar, karyawan di departemen yang sama dapat memeriksa pekerjaan satu sama lain. Tetapi rencana penjaminan mutu sering menetapkan bahwa, untuk tugas-tugas kritis, verifikasi kerja harus dilakukan oleh seseorang yang sangat berkualifikasi dan dapat menjadi bagian dari departemen penjaminan mutu yang berbeda.
Pembelian dan Penerimaan Material
Persyaratan jaminan kualitas lainnya adalah bahwa bahan yang digunakan untuk produksi harus memenuhi spesifikasi untuk membuat produk dengan kualitas yang diinginkan. Rencana jaminan kualitas harus menentukan karakteristik bahan yang dibeli. Rencana tersebut memberikan tugas untuk memverifikasi bahan yang masuk dan merinci pemeriksaan yang diperlukan. Material yang tidak memenuhi persyaratan dikembalikan.
Menjamin Kualifikasi Pemasok
Sementara pengawas dapat memverifikasi kecukupan bahan dasar, pengujian peralatan yang rumit setelah diterima seringkali tidak memungkinkan. Alih-alih, rencana kendali mutu Anda harus menetapkan standar yang harus dipenuhi oleh calon pemasok sebelum mereka dapat menawar kontrak. Misalnya, Anda mungkin menetapkan standar eksternal seperti ISO 9000, atau mengharuskan organisasi Anda melakukan audit pada setiap pemasok potensial untuk memastikan bahwa prosedur yang dianggap penting untuk keberhasilan rencana mutu sudah diterapkan. Dalam kedua kasus tersebut, rencana kendali mutu harus memiliki daftar pemasok yang memenuhi syarat.
Jaminan Umpan Balik Kualitas
Sementara rencana jaminan kualitas mencoba untuk memastikan bahwa prosedur yang diterapkan menghasilkan produk yang berkualitas, perusahaan memperoleh manfaat penuh dari inisiatif tersebut melalui mekanisme umpan balik. Rencana jaminan kualitas Anda menerapkan umpan balik melalui penyelidikan keluhan pelanggan dan koreksi masalah ketidakpatuhan. Tentukan bahwa orang yang bertanggung jawab atas jaminan kualitas menerima salinan dari semua keluhan pelanggan, kemudian periksa untuk melihat apakah itu adalah hasil dari ketidakpatuhan dengan rencana jaminan kualitas.
Secara internal, jika seseorang yang bertanggung jawab atas suatu tugas mengetahui bahwa suatu proses tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku, dia harus menerbitkan laporan ketidakpatuhan. Laporan ketidakpatuhan adalah umpan balik yang digunakan untuk melacak masalah kualitas kembali ke asalnya.
Sebuah Proses untuk Tindakan Korektif
Rencana tindakan korektif adalah kunci untuk memecahkan masalah kualitas dan menjelaskan cara menanganinya. Rencana jaminan kualitas Anda harus menentukan bahwa orang yang bertanggung jawab atas jaminan kualitas memverifikasi bagaimana ketidakpatuhan berasal saat dia menerima laporan ketidakpatuhan atau membuatnya sendiri. Karena rencana jaminan kualitas mendokumentasikan tanggung jawab untuk semua tugas dan tindakan, maka mungkin untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas ketidakpatuhan.
Dalam rencana jaminan kualitas, Anda harus menentukan bahwa grup mencoba menemukan solusi yang akan mencegah ketidakpatuhan berulang. Grup harus menyertakan perwakilan dari penjaminan mutu, orang yang melakukan pekerjaan dan orang yang memeriksanya. Fakta bahwa orang yang bertanggung jawab atas laporan jaminan kualitas ke manajemen atas memastikan bahwa grup memiliki akses ke sumber daya yang diperlukan.
Terkadang solusinya mencakup perbaikan pada rencana jaminan kualitas. Seringkali ini mengatasi kesenjangan dalam kontrol kualitas atau prosedur. Apabila perusahaan menerapkan umpan balik tersebut secara konsisten, hasilnya adalah peningkatan kinerja perusahaan secara terus menerus.