Pentingnya komunikasi bisnis adalah salah satu hal yang sering diabaikan. Kebanyakan orang beranggapan bahwa selama Anda bisa mengetik kalimat atau bersuara, Anda bisa berkomunikasi. Dan ini benar, bagaimanapun, itu tidak berarti komunikasi Anda benar-benar efektif. Untuk bisnis, diperlukan komunikasi yang efektif pada beberapa level. Jika tidak, bisnis tidak hanya menderita secara internal, tetapi intinya juga akan terpukul.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi bisnis yang efektif adalah seni berbagi informasi dengan cara yang positif dan bermanfaat. Apakah informasi ini sedang disampaikan kepada karyawan atau pelanggan, penting bahwa metode dan suasana terbaik dibuat saat berbagi informasi. Ini terutama benar ketika membagikan informasi negatif dan berita buruk. Meskipun demikian, elemen organisasi komunikasi yang efektif adalah sama, terlepas dari jenis berita atau siapa yang menerimanya.
Kejujuran Adalah Kuncinya
Bahkan ketika beritanya buruk, dan meskipun itu hal terakhir yang ingin Anda lakukan, kejujuran adalah kriteria komunikasi. Mungkin membuat Anda merasa lebih baik untuk memberikan setengah kebenaran atau menghilangkan fakta penting dari interaksi, tetapi kelegaan itu berumur pendek. Akhirnya, kebenaran akan terungkap dan kemudian Anda dipaksa untuk memberikan detail lengkap dan mengakui bahwa Anda berbohong. Yang terbaik adalah mengatakan kebenaran sekali dan menyelesaikannya daripada harus mengatasi masalah yang sama berulang kali karena Anda tidak sepenuhnya jujur pada kali pertama.
Lakukan dengan Cepat
Tidak ada alasan nyata untuk memiliki intro atau cerita latar yang panjang untuk mengarah ke poin utama yang ingin Anda sampaikan, selain untuk mengulur waktu (atau mungkin meningkatkan keberanian). Jangan berdansa sekitar masalah ini. Nyatakan masalahnya, beri tahu semua orang hasil atau masalah yang ditimbulkan oleh masalah tersebut, tawarkan solusi Anda untuk masalah tersebut, dan ucapkan terima kasih atas waktu mereka. Kadang-kadang kita terjebak dalam emosi berita dan kita lupa memberi tahu orang-orang opsi yang dapat ditindaklanjuti untuk menangani masalah tersebut. Memiliki catatan agar Anda tetap berada di jalur dapat membantu. Yang terbaik juga adalah menunggu sampai emosi memiliki kesempatan untuk menyelesaikannya sebelum menangani masalah, terutama saat menangani masalah staf.
Periksa Bahasa Tubuh Anda
Bahasa tubuh Anda dapat mendukung atau merusak pesan Anda. Misalnya, jika Anda memberi tahu seorang karyawan, "Pintu saya selalu terbuka. Saya bersedia mendengarkan pikiran dan pendapat Anda," tetapi saat Anda berbicara, Anda membungkuk di kusen pintu dengan tangan terlipat dan mengerutkan kening wajah Anda, kata-kata Anda mungkin mengundang tetapi bahasa tubuh Anda tidak. Postur yang baik, kontak mata, dan ekspresi wajah yang mengundang akan meningkatkan komunikasi di tempat kerja Anda dan kemampuan untuk menyampaikan apa yang perlu Anda katakan secara efektif.
Kenali Audiens Anda
Bagaimana Anda menyampaikan informasi akan bergantung pada audiens Anda. Jika Anda berbicara dengan orang dalam perusahaan, Anda dapat memasukkan singkatan dan jargon dan tetap menyampaikan maksud Anda. Namun, jika Anda berbicara dengan pelanggan, Anda ingin meminimalkan jargon. Jika tidak, Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk menjelaskan jargon yang membagikan informasi yang ingin Anda bagikan.
Miliki Pesan Yang Jelas
Sebelum Anda duduk dengan tim Anda, seorang karyawan atau dewan, ketahuilah dengan tepat apa yang ingin Anda katakan. "Mengacaukannya" hanya menyebabkan miskomunikasi. Buat catatan dan bawalah jika perlu. Mengetahui dengan tepat apa yang ingin Anda katakan akan membantu Anda membingkai pesan Anda dan memastikan arahan Anda tetap tepat dan menyampaikan poin yang perlu Anda buat.
Dengarkan Lebih Banyak
Menjadi komunikator yang efektif menuntut Anda menjadi pendengar yang baik. Orang ingin tahu bahwa mereka telah didengarkan. Jadi, jika Anda dapat mengulangi kembali apa yang dikatakan seseorang kepada Anda sebelum menambahkan tanggapan Anda sendiri atau membantah argumen mereka, Anda memiliki peluang lebih baik untuk menciptakan dialog yang menguntungkan semua orang.
Komunikasi yang efektif dapat menjadi tantangan, tetapi jika Anda ingin menjadi pemimpin, karyawan, atau pemberi pengaruh yang efektif, mengasah keterampilan komunikasi akan membantu Anda dalam karier.