Kalender Microsoft Outlook tidak hanya membantu Anda melacak tanggal, janji temu, dan acara penting, fungsi berbaginya membuat banyak tugas di tempat kerja menjadi lebih mudah. Jika fungsi berbagi di Kalender Outlook tampaknya tidak berfungsi dengan baik, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengidentifikasi masalah dan mengembalikan semuanya.
Mengapa Menggunakan Berbagi Kalender?
Berbagi kalender membantu tempat kerja berfungsi lebih efisien. Kolega, supervisor, dan bawahan semuanya memiliki akses ke kalender orang lain dan dapat menjadwalkan janji temu, rapat, dan acara dengan lebih efektif. Di kantor dan tempat kerja di mana anggota staf sering bepergian, jadwal kerja yang fleksibel atau telecommute, kalender yang dapat dibagikan menjadi sangat penting sehingga semua orang memahami kapan kolega mereka tersedia untuk urusan yang berhubungan dengan pekerjaan.
Bagaimana Cara Kerja Berbagi Kalender?
Pekerja individu memiliki kendali atas kalender mereka sendiri. Jika seorang pekerja memutuskan untuk membagikan kalendernya dengan orang lain, pekerja tersebut harus secara khusus memberikan izin dengan individu yang mereka maksud untuk berbagi atau daftar distribusi kontak.
Berbagi adalah proses yang mudah: Masuk ke folder kalender, pilih "Bagikan Kalender", lalu pilih kalender yang ingin Anda bagikan. Dari tautan Properti Kalender, klik "Tambah" dan Anda akan disajikan dengan daftar kontak dan daftar distribusi kontak Anda. Anda dapat memilih kontak dan daftar yang diperlukan dan juga menunjukkan tingkat izin yang Anda inginkan untuk mereka miliki.
Misalnya, Anda mungkin ingin kontak Anda hanya dapat melihat bahwa Anda sibuk, atau Anda mungkin bersedia menunjukkan kepada mereka apa yang akan Anda lakukan dan kapan.
Anda juga memiliki opsi untuk memberikan hak pengeditan ke kalender Anda. Ini bisa sangat berguna jika Anda memiliki asisten yang mengatur jadwal Anda. Alternatifnya, fitur ini dapat digunakan oleh supervisor dan manajer untuk menetapkan tugas dan jadwal kepada pekerja.
Peringatan
Perhatikan pengaturan privasi Anda, terutama saat menambahkan item baru ke kalender Anda. Pertimbangkan apakah Anda ingin semua orang di tim Anda atau di perusahaan Anda mengetahui dengan siapa Anda bertemu sepanjang hari. Perhatian lainnya adalah merahasiakan masalah. Meskipun Anda dapat memilih untuk menambahkan hal-hal seperti janji temu medis dan liburan ke kalender Anda sehingga Anda dapat menjadwalkan kewajiban kerja seputar kehidupan pribadi Anda dan memberi tahu anggota tim tertentu di mana Anda akan berada, mungkin juga ada risiko berbagi terlalu banyak informasi dengan orang lain. Anda memiliki pilihan untuk "mengunci privasi" detail acara atau bahkan membuat kalender yang berbeda jika kerahasiaan menjadi perhatian.
Berbagi Kalender Outlook Tidak Berfungsi
Sayangnya, berbagi Kalender Outlook tidak selalu berfungsi seperti yang Anda inginkan. Menurut Dukungan Microsoft Office, mungkin ada beberapa alasan mengapa Anda tidak dapat membagikan Kalender Outlook Anda:
- Anda mencoba berbagi dengan alamat email di luar organisasi bisnis Anda.
- Anda mencoba memberikan izin ke alamat email yang tidak valid.
- Anda mencoba memberikan izin kepada grup Office365.
- Jika Anda melihat bahwa opsi untuk berbagi kalender Anda tidak tersedia (itu akan disorot dalam warna abu-abu), departemen TI organisasi Anda telah memblokir izin untuk berbagi kalender. Ini mungkin kecelakaan atau departemen TI mungkin telah memutuskan untuk mencegah berbagi kalender sebagai tindakan pengamanan.
Mengoptimalkan Berbagi Kalender Outlook
Ada beberapa cara untuk mengoptimalkan berbagi kalender di seluruh organisasi Anda.
Buat kalender yang berbeda: Jika Anda mengkhawatirkan masalah privasi, namun merasa tidak nyaman untuk menyetel izin yang berbeda untuk grup atau individu yang berbeda, pertimbangkan untuk membuat kalender yang berbeda. Satu bisa untuk orang yang bekerja dengan Anda, sementara yang lain bisa untuk anggota organisasi Anda yang lain.
Buat kalender grup: Ini memungkinkan Anda melihat kalender yang berbeda bersama-sama untuk memudahkan perencanaan.
Memanfaatkan penunjukan zona waktu: Saat membuat acara di kalender bersama, jangan lupa untuk menunjukkan zona waktu. Ini adalah fitur yang sangat berguna jika bisnis Anda memiliki pekerja jarak jauh yang tinggal dan bekerja di luar zona waktu Anda.