Meskipun ada beberapa alat untuk membantu pemberi kerja menghitung waktu kerja bagi karyawan, termasuk aplikasi, spreadsheet, dan kalkulator online, ada baiknya juga mengetahui cara melakukannya secara manual. Bisnis membayar karyawan per jam untuk pekerjaan yang dilakukan atau berdasarkan gaji. Karyawan yang dibayar berdasarkan gaji menghasilkan jumlah yang sama setiap periode gaji, tidak peduli berapa jam kerja. Jika mereka diberhentikan, Anda harus dapat dengan mudah dan cepat menghitung jam kerja mereka dan jam kerja karyawan Anda.
Menentukan Parameter Waktu Kerja
Kecuali seorang karyawan digaji, jam kerja dihitung pada kartu waktu. Kartu waktu dianggap sebagai dokumen hukum yang dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan atau oleh organisasi pemerintah seperti IRS untuk memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Oleh karena itu, apakah Anda seorang pemberi kerja atau karyawan, menyimpan catatan jam kerja yang akurat sangat penting dan bermanfaat bagi semua pihak.
Menurut GetSling.com, kecuali jika seorang karyawan digaji, waktu kerja bisa:
- Penuh waktu: Biasanya 40 jam seminggu, sesuai dengan Fair Labour Standards Act, yang disahkan pada tahun 1940 untuk mencegah pemberi kerja mengeksploitasi pekerja dan membuat mereka bekerja pada jam berapa pun yang mereka pilih. Meskipun tidak ada undang-undang untuk jam kerja penuh waktu minimum, karyawan dapat bekerja maksimal 40 jam sebelum mereka berhak atas upah lembur.
- Paruh waktu: Apa pun yang kurang dari 40 jam seminggu. Umumnya, majikan menganggap 20 jam seminggu sebagai paruh waktu, tetapi bisa lebih, tergantung pada bisnisnya.
- Lembur: Menurut FLSA, jam lembur dianggap lebih dari 40 jam seminggu. Pembayaran lembur standar di AS disebut "waktu setengah". Artinya, untuk jam kerja apa pun yang melebihi 40 jam seminggu, pekerja mendapatkan 1,5 kali gaji per jam reguler mereka. Oleh karena itu, jika seorang karyawan bekerja 41 jam seminggu dan gaji rutin mereka adalah $ 20 per jam, untuk jam lembur, mereka akan mendapatkan $ 30.
Memilih Format Waktu untuk Perhitungan
Menghitung jam kerja karyawan relatif sederhana, terutama jika Anda mencatat jam-jam tersebut dengan benar menggunakan kartu waktu atau spreadsheet. Pastikan mereka diisi secara akurat tepat waktu dan terorganisir dengan baik. Sebelum menghitung gaji, ini juga dapat membantu mencatat jadwal dan tanggung jawab karyawan dengan rajin saat menghitung jam kerja untuk penggajian. Saat menghitung jam, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memilih format perhitungan waktu - dua yang paling umum adalah waktu standar dan waktu militer.
Dalam waktu militer, jam dari jam 1 pagi hingga siang hari sama dengan waktu standar, tetapi tampilannya berbeda. Untuk jam-jam di bawah 10, nol ditambahkan di depan jam-jam tersebut, sehingga 8:00 menjadi jam 08:00. Jam setelah 10 menjadi 11:00, 12:00, 13:00 dan seterusnya, sampai tengah malam, atau 24:00. Saat Anda menghitung jam secara manual, ini mungkin rute yang lebih mudah; misalnya, jika seorang karyawan bekerja dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore, dalam format militer, itu berarti jam 08.00 sampai jam 17.00. Kurangi 8 dari 17 untuk mendapatkan 9, jam kerja karyawan.
Membulatkan Jam Kerja dan Membuat Kategori
Seringkali, karyawan yang masuk dan keluar dari pekerjaan tidak akan melakukannya dengan benar pada jamnya. Kadang-kadang meleset beberapa menit, dan Anda harus membulatkan ke atas atau ke bawah. Cara terbaik untuk menyiasatinya adalah dengan melacak waktu dalam kelipatan 15 menit, dengan tujuh menit pertama dibulatkan ke bawah dan sisanya dibulatkan ke atas. Misalnya, jika seorang karyawan masuk pada pukul 07:58 dan keluar pada pukul 17:02, itu berarti 8 jam, 4 menit, yang kemudian berubah menjadi 8 jam. Sebagai contoh pembulatan, jika seorang karyawan mulai bekerja pada pukul 07:58 dan keluar pada pukul 17:10, itu setara dengan 8 jam, 12 menit, tetapi pembulatan hingga 8 jam, 15 menit.
Tergantung pada industrinya, seorang pekerja dapat melakukan pekerjaan yang berbeda dengan tingkat gaji yang berbeda. Saat menghitung jam kerja, penting untuk memblokir waktu dengan tarif tersebut sehingga pekerja dapat dibayar sesuai dengan tugas apa pun yang sedang dilakukan. Akan lebih baik untuk tetap menyadari apa yang dilakukan karyawan Anda dan berapa banyak mereka dibayar untuk peran tersebut, karena ini bisa menjadi masalah hukum di kemudian hari.
Elemen Penambahan untuk Dipertimbangkan
Saat menghitung jam kerja, penting juga untuk mempertimbangkan faktor lain. Misalnya, meskipun lembur adalah waktu setengah federal, negara bagian yang berbeda memiliki undang-undang lembur yang berbeda. California, misalnya, menggandakan gaji karyawan untuk lebih dari 12 jam kerja dalam sehari, dan juga untuk jam kerja pada hari ketujuh berturut-turut dalam minggu kerja, selama waktu kerja lebih dari delapan jam.
Menurut Bizfluent.com, faktor lain termasuk:
- Makan dan istirahat: Istirahat dapat berlangsung dari lima hingga 20 menit. Seorang majikan mungkin diharuskan oleh hukum negara untuk memberikan jeda ini dan, oleh karena itu, harus membayarnya. Periode makan bisa dari 30 menit hingga satu jam dan umumnya tidak dibayar kecuali karyawan tersebut bekerja selama istirahat.
- Jam kerja parsial: Jika seorang karyawan harus meninggalkan pekerjaan lebih awal atau tidak dapat datang dan tidak memiliki waktu yang tersedia untuk hal-hal seperti itu, pemberi kerja dapat mengurangi hari libur, hari pribadi atau sakit dari karyawan atau menunda mereka untuk hari itu.
- Lembur untuk karyawan tip: Perhitungan dibuat sesuai dengan tingkat upah minimum federal atau negara bagian pekerja dan kredit tip. Misalnya, jika seorang pekerja menerima upah per jam minimum federal AS sebesar $ 7,25 , untuk lembur, kalikan dengan 1,5 atau "waktu dan setengah" untuk mendapatkan $ 10,88 . Kurangi $ 5,12 , kredit tip federal, dari $ 10,88 untuk tarif lembur karyawan itu, yaitu $ 5,76 .
Menghitung Waktu Kerja dalam Setahun
Mudah untuk menghitung jumlah jam kerja dalam satu tahun penuh dengan mengalikan jumlah jam dalam satu minggu kerja, dikalikan jumlah minggu dalam setahun. Empat puluh jam kerja seminggu kali 52 minggu adalah 2.080 jam kerja per tahun. Namun, tidak setiap karyawan bekerja selama 40 jam penuh - Anda harus menjumlahkan total mereka dan mengalikannya dengan jumlah minggu dalam setahun untuk mendapatkan total tahunan individu. Saat menghitung tahunan untuk karyawan, pastikan untuk mempertimbangkan faktor lain juga. Sebagian besar pekerjaan biasanya memiliki beberapa hari libur dan hari libur, yang harus Anda kurangi dari total jam kerjanya.
Saat menghitung jam tahunan untuk karyawan yang digaji, perhitungannya akan sedikit berbeda. Pekerja bergaji menerima cek mingguan atau dua mingguan, tergantung pada perusahaan. Mereka yang dibayar mingguan harus dilindungi selama 40 jam, dan mereka yang dibayar dua mingguan harus ditanggung selama 80 jam jika itu polis penuh waktu perusahaan. Majikan juga harus mengetahui hari libur dan hari libur dan mengurangi jam kerja dalam perhitungan gaji.