Dalam lingkungan bisnis, biasanya karyawan bekerja bersama dalam kelompok kecil, tim, dan departemen untuk menyelesaikan tugas bisnis tertentu. Untuk bekerja secara efektif dengan satu sama lain, penting bagi setiap individu untuk memiliki keterampilan komunikasi kelompok yang kuat. Jika tidak, karyawan Anda dapat menyebabkan kesalahpahaman, memulai konflik yang tidak perlu, dan memperlambat efisiensi organisasi Anda. Pelajari bagaimana memfasilitasi komunikasi kelompok yang efektif dapat membantu karyawan Anda bekerja sama dengan lebih baik.
Pahami Komunikasi Grup di Tempat Kerja
Ada banyak kelompok berbeda di tempat kerja. Ini dapat mencakup tim penjualan yang bekerja untuk menyelesaikan tugas fungsional menjual produk. Ini juga dapat mencakup komite klub sosial yang terdiri dari mereka yang menyumbangkan waktu mereka untuk merencanakan acara menyenangkan bagi staf. Biasanya, grup ditetapkan memiliki antara lima dan 20 orang, meskipun ukurannya dapat bervariasi berdasarkan organisasi Anda. Faktor penentu kelompok di tempat kerja adalah bahwa mereka perlu berkolaborasi untuk mencapai tujuan tertentu bersama-sama.
Komunikasi adalah tindakan mengirim dan menerima pesan. Dalam pengaturan individu, ada satu pengirim pesan dan satu penerima pesan. Namun, dalam dinamika kelompok, ini berubah - yang dapat menyebabkan komplikasi dan kesalahpahaman. Ada beberapa pengirim pesan dan beberapa penerima pesan, dan ini semua bisa terjadi secara bersamaan. Jika semua individu dalam kelompok tidak memahami pesan sebagaimana dimaksud, ini dapat menimbulkan masalah di tempat kerja.
Tujuan komunikasi kelompok adalah untuk bertukar informasi untuk membuat keputusan, menyelesaikan kebingungan, membangun hubungan baik dan lebih dekat untuk mencapai tujuan bisnis. Namun, komunikasi kelompok juga berpengaruh pada bagaimana individu dalam kelompok memperlakukan satu sama lain dan merasakan satu sama lain. Ini menginformasikan apakah mereka termotivasi untuk memenuhi tujuan kelompok mereka.
Gunakan Strategi Komunikasi Grup untuk Meningkatkan Bisnis
Memahami cara kerja komunikasi grup dapat membantu bisnis meningkatkan proses dan protokol komunikasi mereka sendiri untuk karyawan. Ini memungkinkan karyawan untuk:
- Kompromi pada topik polarisasi;
- Jelaskan beragam masalah kepada kolega;
- Mempengaruhi keputusan bisnis utama;
- Ajari rekan kerja bagaimana bekerja sama satu sama lain;
- Pimpin rekan kerja untuk membuat rencana dan strategi untuk mencapai tujuan bisnis;
- Bangun persahabatan dan persahabatan dengan karyawan lain; dan
- Selesaikan konflik tanpa campur tangan manajemen.
Kunci untuk meningkatkan komunikasi kelompok di tempat kerja adalah membangun proses dan kebijakan seputar praktik terbaik komunikasi. Dengan memberikan pedoman dan tujuan aspiratif kepada karyawan, bisnis dapat mendorong karyawan untuk mengembangkan keterampilan komunikasi mereka sendiri. Penting bagi pemberi kerja untuk mempromosikan manfaat komunikasi yang efektif, sehingga karyawan mereka memahami bahwa meningkatkan keterampilan ini akan meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja - dan dalam kehidupan.
Tinjau Berbagai Gaya Komunikasi dalam Grup
Salah satu tantangan komunikasi kelompok adalah bahwa kelompok tersebut terdiri dari orang-orang berbeda yang mungkin memiliki gaya komunikasi berbeda. Cara orang berkomunikasi memengaruhi cara mereka mengirim dan menerima pesan. Jika ada beberapa gaya komunikasi yang berbeda dalam sebuah grup, ada kemungkinan besar pesan tersebut hilang.
Ada berbagai cara untuk mengkategorikan gaya komunikasi. Tes kepribadian seperti Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) dapat digunakan untuk menilai gaya komunikasi, seperti halnya penilaian DiSC. Menurut DiSC, gaya komunikasi dapat dikategorikan menjadi empat kategori berbeda:
- Dominan: Komunikator ini digerakkan oleh hasil dan fokus pada pencapaian tujuan bisnis. Mereka percaya diri dan tidak takut dengan tantangan. Namun, mereka mungkin berbicara terus terang.
- Influencer: Komunikator ini berfokus pada membangun hubungan dan membujuk orang lain. Mereka berkembang pesat dalam kolaborasi dan sangat optimis serta antusias.
- Mantap: Komunikator ini suka bekerja sama dengan orang lain dan sangat tulus. Mereka memiliki pendekatan yang tenang dan tidak suka terburu-buru dalam prosesnya.
- Berhati - hati: Komunikator menghargai kualitas, akurasi, dan keahlian. Mereka peduli dengan detailnya dan tidak suka salah. Mereka suka bekerja sendiri.
Dengan menganalisis gaya komunikasi yang berbeda di kelompok tempat kerja Anda, Anda dapat memperoleh lebih banyak wawasan tentang bagaimana individu suka berkomunikasi dan ciri-ciri karakter apa yang mereka miliki.
Gunakan Saluran Komunikasi yang Benar
Komunikasi kelompok terjadi dalam berbagai bentuk. Penting bagi karyawan Anda untuk mengetahui saluran mana yang digunakan untuk jenis pesan yang ingin mereka kirim. Menggunakan saluran komunikasi yang salah dapat menyebabkan kesalahpahaman dan memperlambat efisiensi grup. Saluran komunikasi kelompok meliputi:
- Pertemuan tim formal;
- Pertemuan kelompok informal;
- Panggilan konferensi;
- Email grup;
- Obrolan pesan langsung grup;
- Daftar tugas manajemen proyek; dan
- Memo berbasis kertas.
Jika anggota grup ingin mengirim pesan penting tentang tenggat waktu yang akan datang, dia dapat mengirim pesan melalui obrolan pesan instan grup. Namun, jika grup sedang mendiskusikan hal-hal lain dalam obrolan, pesan tenggat waktu yang penting itu mungkin hilang. Demikian pula, grup dapat memilih untuk mengadakan rapat tentang suatu masalah yang dapat diselesaikan dengan mudah dengan email. Ini dapat memperlambat efisiensinya. Itulah mengapa sangat penting bagi setiap anggota grup untuk memahami saluran mana yang digunakan untuk setiap pesan.
Mendiagnosis Hambatan Komunikasi Grup yang Efektif
Untuk meningkatkan komunikasi grup untuk tim Anda, sangat penting untuk memahami penyebab utama suatu masalah. Ada beberapa hambatan berbeda dalam komunikasi kelompok, yang meliputi:
- Hambatan fisik: Jarak fisik antar anggota tim dapat menyulitkan komunikasi. Jika anggota grup bekerja di lantai bisnis yang berbeda, mereka mungkin tidak dapat sering berbicara satu sama lain secara langsung. Pintu kantor yang tertutup, dinding bilik yang tinggi, dan koneksi telepon yang buruk juga dapat menyebabkan masalah.
- Hambatan persepsi: Cara setiap anggota kelompok memandang dunia memengaruhi cara mereka memahami pesan. Orang yang terlalu pesimis akan memahami pesan tentang tenggat waktu yang membayangi secara berbeda dari orang yang terlalu optimis.
- Hambatan emosional: Keadaan emosional anggota kelompok individu mempengaruhi cara dia mengirim dan menerima pesan. Perasaan takut, rentan, tidak percaya, bahagia, marah, dan gembira, misalnya, dapat mengubah komunikasi.
- Hambatan interpersonal: Persepsi pribadi orang tentang diri mereka sendiri dapat memengaruhi cara mereka berinteraksi dengan kelompok mereka. Pertimbangkan bagaimana seseorang yang terlalu percaya diri berbicara dibandingkan dengan seseorang yang kurang percaya diri.
- Hambatan budaya: Budaya mempengaruhi perilaku dan komunikasi. Misalnya, di beberapa budaya, melakukan kontak mata dengan lawan jenis dianggap tidak pantas, padahal di budaya lain hal itu normal.
- Hambatan bahasa: Jika anggota grup tidak semua berbicara dalam bahasa yang sama, itu dapat menyebabkan masalah terjemahan. Bahasa juga dapat merujuk pada terminologi khusus industri, yang dapat menyebabkan kebingungan.
Dengan mendiagnosis masalah utama yang memengaruhi komunikasi grup, solusi untuk masalah tersebut dapat dikembangkan. Misalnya, jika anggota grup duduk di sisi yang berlawanan dari bisnis, mereka mungkin kurang cenderung untuk berkomunikasi secara langsung. Solusi sederhana mungkin dengan mendekatkan meja mereka sehingga mereka dapat berkolaborasi dengan lebih baik.
Ciptakan Budaya Komunikasi Terbuka
Budaya tempat kerja berdampak besar pada cara karyawan berkomunikasi. Jika budaya organisasi tidak mendorong berbagi informasi secara terbuka, karyawan mungkin cenderung tidak berkomunikasi dengan baik dengan kelompok mereka. Misalnya, jika tim manajemen tidak berbagi tujuan bisnis baru dengan karyawan lini depan, karyawan tersebut mungkin merasa bahwa komunikasi tidak dihargai oleh perusahaan.
Di sisi lain, jika organisasi mempromosikan komunikasi yang jelas dan jujur, karyawan mungkin merasa diberdayakan untuk berbagi ide dan terbuka dengan kelompok mereka. Budaya organisasi secara langsung berkaitan dengan bagaimana pemimpin bisnis berperilaku. Jika mereka memiliki kebijakan pintu terbuka dan berbicara terus terang dengan karyawan, hal itu dapat sangat membantu meningkatkan keterampilan komunikasi seluruh kelompok. Memasukkan komunikasi yang efektif dalam nilai inti bisnis menunjukkan kepada karyawan pentingnya keterampilan itu.
Memberikan Pelatihan Komunikasi yang Efektif kepada Karyawan
Tidak semua orang terlahir sebagai komunikator yang efektif, dan tidak semua orang berkomunikasi dengan cara yang sama. Akibatnya, penting bagi pemberi kerja untuk mengetahui kapan pelatihan diperlukan bagi karyawannya untuk meningkatkan keterampilan komunikasi.
Pelatihan komunikasi dapat berfokus pada elemen komunikasi tertentu, seperti resolusi konflik, berbicara di depan umum atau keterampilan negosiasi. Ini juga dapat dikaitkan dengan saluran komunikasi tertentu, seperti menulis email dan laporan yang efektif, atau cara menjalankan rapat yang produktif.
Jika grup kerja memiliki rapat yang tidak efisien yang memakan waktu terlalu lama dan tidak menyelesaikan tugas yang ada, mempelajari cara menjalankan dan berpartisipasi dalam rapat yang berhasil dapat membantu tim untuk berkomunikasi dengan lebih baik satu sama lain dan bekerja lebih efektif dalam pekerjaan mereka.
Memperjelas Peran dan Tanggung Jawab Individu
Dalam dinamika kelompok, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim dapat menimbulkan masalah komunikasi. Setiap anggota kelompok harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa tugas utama mereka dalam pengaturan kelompok dan apa yang menjadi tanggung jawab mereka untuk menyelesaikannya. Mereka harus mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam kaitannya dengan hasil dan perilaku. Ini termasuk tugas sehari-hari mereka, tujuan menyeluruh dan keselarasan dengan tujuan perusahaan. Selain itu, mengetahui peran mereka membantu karyawan untuk memahami hierarki grup juga.
Penting bagi seorang pemimpin atau manajer grup untuk memastikan bahwa setiap orang menyadari peran dan tanggung jawab mereka, dan bahwa keduanya saling melengkapi. Jika prioritas masing-masing anggota tidak selaras, itu dapat menyebabkan konflik dan kesalahpahaman.
Tekankan Pentingnya Kerja Tim
Pengusaha perlu fokus untuk memastikan karyawan mereka sadar bahwa mereka mengerjakan tugas bersama . Keberhasilan satu individu karyawan tidak melebihi kesuksesan tim. Ketika karyawan memahami arahan bisnis untuk bekerja bersama, mereka akan termotivasi untuk membantu anggota grup lainnya agar berhasil. Mereka dapat melakukan ini dengan berkomunikasi secara lebih efektif selama kolaborasi tim, negosiasi, dan resolusi konflik.
Untuk berkomunikasi dengan baik satu sama lain, bisnis perlu memberi karyawan kesempatan untuk saling mengenal lebih baik. Dengan membuat infrastruktur tempat karyawan dapat mengobrol satu sama lain di luar pengaturan tugas utama mereka, mereka memungkinkan karyawan untuk memahami satu sama lain pada tingkat pribadi . Memiliki ruang makan siang tempat karyawan dapat berkumpul untuk makan bersama atau menyediakan meja foosball di lorong memberi karyawan kesempatan untuk berbicara secara informal.
Menurut contoh
Jika bisnis ingin karyawannya berkomunikasi dengan baik dalam kelompok, manajer harus memimpin dengan memberi contoh. Karyawan ingin melihat manajer mereka mengikuti ekspektasi yang sama seperti yang diperintahkan kepada mereka. Misalnya, jika Anda ingin karyawan Anda berkompromi dengan polarisasi pandangan dalam grup, Anda harus dapat melakukan hal yang sama.
Ambil Kepemilikan Kesalahan
Saat bekerja dalam kelompok, kesalahan pasti akan terjadi. Sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui bahwa satu kesalahan tidak berarti mereka telah gagal sepenuhnya. Karyawan mungkin merasa malu, malu, atau putus asa karena kesalahan mereka dan mungkin tidak dapat berkomunikasi dengan anggota grup lainnya tentang apa yang mereka lakukan. Namun, jika budaya tempat kerja mendukung kepemilikan atas kesalahan, karyawan akan dapat menjelaskan situasinya kepada kelompok mereka dan kemudian bekerja sama untuk menemukan solusi.